Neue Software soll bei der Beschaffung von Fördermitteln helfen
Bei diesen beiden dürfte sich in Zukunft kein Euro mehr trauen, einfach an Hagen vorbeizufließen – sonst gibt´s aber was auf die Finger: Anja Schramm (li.) und Merle Bödiker (re.) sollen das Fördermittelmanagement der Stadt optimieren. Foto: Linda Kolms/Stadt Hagen.
2016 zeigte ein Praktikant der Stadt Hagen, wie Fördermittel zu akquirieren sind. Nur sechs Jahre später will die Verwaltung es auch selber können. Schneller ging es mal wieder nicht, obwohl die Koordinierungsstelle Fördermittelmanagement nach Angaben der Verwaltung schon am 1. November 2018 an den Start gegangen war. Ob die Akquise nun allerdings mit dem neuen Traumpaar der Mittelbeschaffung dauerhaft klappt, wird sich erst noch erweisen müssen.
„Effizienter, informativer und übersichtlicher – so möchten wir künftig das Fördermittelmanagement bei der Stadt Hagen gestalten“, sagt Merle Bödiker, die seit Herbst 2021 Mitarbeiterin für Fördermittelmanagement mit Schwerpunkt Europa bei der Stadt Hagen ist.
Das bedeutet ja wohl, dass die Akquise trotz Koodinierungsstelle auch Jahre nach deren Einrichtung nicht so effizient, informativ und übersichtlich ablief, wie es nötig gewesen wäre und der Stadt deshalb Zuschüsse aus anderen Töpfen durch die Lappen gegangen sind.
Ihrem Ziel sei die 38-Jährige nach ihrem ersten Jahr in neuer Funktion bereits einen großen Schritt näher gekommen, teilt die Stadt mit: Die Koordinierungsstelle Fördermittelmanagement im Vorstandsbereich für Finanzen, IT, Digitalisierung und Beteiligungen unter Leitung von Anja Schramm, die außerdem persönliche Referentin der Stadtkämmerers ist, habe eine von der Stadt Osnabrück entwickelte Softwarelösung angeschafft. Die soll es nun richten.
„Mit der Software der Stadt Osnabrück haben wir uns für eine kostengünstige, webbasierte Lösung entschieden, die leicht zu bedienen ist“, erläutert Anja Schramm. „Sie bietet einen Gesamtüberblick über geplante, laufende und abgeschlossene Förderprojekte. Kolleginnen und Kollegen, die damit arbeiten, können sämtliche Anträge einsehen. So können wir untereinander von dem Wissen anderer profitieren, weil sichtbar ist, wer schon einmal wo etwas beantragt hat.“ Konkurrierende Anträge lassen sich vermeiden.
Der Verwaltungsvorstand und die Politik erhalten ab März nächsten Jahres jährlich wiederkehrend eine detaillierte Übersicht über Förderungen des vorangegangenen Jahres. Damit konnte auch ein Berichtswesen etabliert werden. Dinge, die es demnach bisher nicht gab.
Die Beantragung von Fördermitteln ist bei der Stadt Hagen dezentral in den einzelnen Fachbereichen und Ämtern verankert. „Das hat den Hintergrund, dass Anträge neben den formellen Aspekten auch mit Expertenwissen gefüllt werden müssen“, erläutert Anja Schramm. „Experten“, die eine Software benötigen, „die leicht zu bedienen ist“ und für die sicherlich auch eine Betriebsanleitung in „leichter Sprache“ voliegt.
Die Koordinierungsstelle Fördermittelmanagement helfe und berate entsprechend Kolleginnen und Kollegen sämtlicher Fachbereiche bei der Akquise, Antragsstellung, Abwicklung und beim Controlling von Fördermaßnahmen bis hin zum Verwendungsnachweis innerhalb der Verwaltung.
„Interessante Infos zu unterschiedlichen Förderprogramme von EU, Bund, Land und weiteren Fördermittelgebern leiten wir direkt an die jeweils zuständigen Fachstellen weiter“, sagt Merle Bödiker. Eine Vorgehensweise, die man für selbstverständlich halten sollte – eigentlich.
Zusätzlich veröffentlicht die Koordinierungsstelle eine regelmäßig aktualisierte Gesamtübersicht über alle Fördermittel, die für Kommunen interessant sind, im Intranet der Stadt Hagen. „Unser mehr als 600 Seiten umfassendes Dokument mit allen relevanten Informationen wie Förderhöhe, Ansprechpartner, Antragsfristen und Links ist zumindest im Umkreis Hagens einzigartig“, ergänzt Anja Schramm.
„In diesem Jahr haben wir über die Volkshochschule erstmalig eine interne Schulung für städtische Kolleginnen und Kollegen rund um das Thema Fördermittelmanagement angeboten“, berichtet Merle Bödiker. „Aufgrund der sehr guten Nachfrage möchten wir die Schulung künftig jährlich wiederholen.“
„Angesichts der jahrzehntelangen knappen Haushaltslage der Stadt Hagen sind Fördermittel für unsere Stadt eine wichtige Chance zur Zukunftssicherung und Weiterentwicklung der verschiedenen Politikfelder“, erklärt Anja Schramm.
Ohne Fördermittel hätten Projekte wie die Bahnhofshinterfahrung (Fördersumme 35 Millionen Euro), der Breitbandausbau (Fördersumme 27 Millionen Euro), Digitalisierung der Schulen (Fördersumme 13 Millionen Euro), „HyLand: H2 – integriertes Wasserstoffgesamtkonzept der Region“ (Fördersumme: 400.000 Euro) oder Leistungen im Rahmen des Kinderbildungsgesetzes (Fördersumme allein für die Jahre 2022/2023 in Höhe von 41 Millionen Euro) nicht realisiert werden können.
Und nicht zu vergessen die Fördermittel, die nicht eingeworben werden konnten – oder nur mit Hilfe eines Praktikanten. Dessen Zeit lief trotz nachweislichen Erfolgs nach zwei Jahren aus. Die nun installierten Koordinatorinnen müssen erst noch beweisen, ob sie dem Studenten das Wasser reichen können.
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